Kick-off

Første steg er som sagt å ha en tydelig tanke om hvorfor dere arrangerer kick-off, og sørge for at dette blir tydelig kommunisert ut. Er det for å lansere et nytt prosjekt, starte året med ny energi, bygge teamkultur eller feire tidligere suksesser? Kanskje anledningen markerer en ny retning for bedriften? 

Det er viktig at grunnlaget for arrangementet er tydelig og klart kommunisert ut, uansett om man bare vil sørge for en motivasjons-boost til oppstarten etter sommeren, eller skal avsløre store nyheter og planer. En kick-off er tross alt noe mer enn bare en hyggelig sosial sammenkomst med kunder, kolleger og samarbeidspartnere - selv om arrangementet skal romme den dimensjonen også!



Når formålet er spikret, har man et godt utgangspunkt, og kan jobbe videre med innhold og rammer.

Med formålet for kick off-en på plass, er dette det neste, naturlige punktet i planleggingen. Tenk gjennom hvem som skal delta: Er det hele bedriften, en avdeling, ledere eller prosjektteamet? Eller skal det være en kick-off med eksternt fokus, for kunder og samarbeidspartnere? Ofte vil det være en blanding av disse to. Da kan man velge å starte litt tidligere for bedriftens egne ansatte, og utvide til å gjelde også gode kontakter utenfor selskapet etter litt senere i programmet. 



Deltakergruppen vil påvirke valg av aktiviteter, tone, faglig innhold og praktiske forhold. Uansett hvordan gruppen av deltakere er satt sammen, må man passe på at alle føler seg inkludert og får noe ut av dagen.

En god kick-off kombinerer faglig innhold med sosiale og gjerne underholdende elementer. For eksempel kan dere starte med en inspirerende presentasjon fra ledelsen, etterfulgt av workshops, gruppearbeid eller relevante foredrag. Avslutt gjerne med en sosial aktivitet eller middag for å styrke relasjonene i teamet. Å skape rom for dialog og medvirkning er viktig – det gir eierskap og engasjement.



Dersom man arrangerer kick off hovedsakelig for å vise omverdenen noe nytt og spennende, er en godt planlagt presentasjon gull verdt. Vi har utstyret og kompetansen som sørger for at det hele foregår knirkefritt og effektivt, noe vi sikrer gjennom dialog og samarbeid med dere på forhånd. Sammen finner vi ut hva dere ønsker, og dermed hva dere trenger, og passer på at alt er på plass når den store dagen kommer. 

Stedet påvirker stemningen. Velg derfor et sted som passer atmosfæren dere ønsker å skape, samtidig som det selvfølgelig må egne seg til et arrangement av den størrelsen dere planlegger - både rent bokstavelig med tanke på antall deltakere, men også ved at stedet har det tekniske utstyret og arealet som trengs. 

Dersom man starter kvelden med ett antall deltakere, men blir flere etter hvert slik vi nevnte tidligere, kan det være gunstig med et sted hvor man starter i et mindre, mer intimt lokale, og deretter trekker ut i luftigere omgivelser senere på kvelden. 

Tenk også på logistikken, når det gjelder gjestenes adkomst: Er det lett å komme seg dit? Er det overnatting eller transportbehov? Dette avhenger selvfølgelig også av hvordan gjestene ankommer lokalet, enten det er i bil, med kollektivtransport, eller kanskje også fra flyplassen. 



Alle våre steder ligger sentralt til, noen hakket mer sentralt enn andre. Og vi legger stolthet i å møte deres behov og ønsker når det gjelder størrelse, teknisk utstyr og hva enn dere ellers måtte trenge.

Et godt program har tydelig struktur, men gir også rom for fleksibilitet. Ikke pakk dagen for tett – folk trenger pauser, refleksjon og muligheten til å snakke sammen uformelt. Lag gjerne en variert agenda med både korte innlegg, deltakende økter og pauser. Det er også fint å kommunisere programmet til deltakerne i forkant, slik at alle vet hva de kan forvente.

Ofte blir en kick-off mest vellykket når deltakerne er aktive, ikke bare tilskuere. I hvert fall ikke hele kvelden, for det kan jo være naturlig at mesteparten av programmet settes av til å presentere en nyhet, formidle resultater eller lignende. Men det vil som regel være en fordel å bryte opp kvelden med pauser eller andre innslag, gjerne av det interaktive slaget, som gruppearbeid, oppgaver, spørreundersøkelser eller diskusjoner. 



Kanskje trenger man rett og slett å gjøre noe helt annet, som å ta seg et slag shuffleboard eller dart? Flere av våre steder kan tilby morsomme aktiviteter, som løfter en faglig solid kick-off til nye høyder.

God logistikk er avgjørende. Sørg for at alt det praktiske fungerer – teknisk utstyr, mat og drikke, registrering og eventuelle overnattingsbehov. Ha gjerne en ansvarlig person eller et team som koordinerer underveis og som kan løse uforutsette utfordringer raskt. For uforutsette hendelser kan oppstå, slik er det bare, men når man har planlagt godt og tenkt nøye gjennom kvelden på forhånd, tar man slike utfordringer på straks arm. 



Eventuelt kan dere også bare overlate det meste til oss. Vi har dyktige og hjelpsomme ansatte som gjerne bidrar til både planlegging og gjennomføring av deres kick-off, og sørger for at dere får maksimalt ut av anledningen. 

Et arrangement er bare så godt som summen av sine bestanddeler. Dette gjelder for alt fra lokalet, til aktivitetene man legger inn i kvelden. Det hjelper ikke med fantastisk lyssetting dersom akustikken er elendig, for å ta ett eksempel. 

For å gjøre inntrykk og virkelig forsterke budskapet, er det lurt å tenke helhetlig rundt hvordan arrangementet oppleves – ikke bare faglig og sosialt, men faktisk også rent sanselig. En god kick-off appellerer til flere sanser og setter tonen allerede ved førsteinntrykket, og sørger for å holde nivået og den røde tråden gjennom hele kvelden. 

Stemningsfull belysning, profesjonell scenografi og gjennomført visuell profil på skjermer, bannere og eventuelt trykt materiell gjør noe med helhetsopplevelsen. Tenk gjerne på arrangementet som en «reise» fra start til slutt – med tydelige visuelle signaler og et gjennomgående uttrykk.

Musikk, dufter og til og med mat og drikke kan spille en viktig rolle i å bygge stemning og understreke arrangementets tema. Her har vårt rike utvalg av steder bidra positivt. Kanskje kan deler av menyen speile en bestemt retning i bedriftens strategi, som et nytt internasjonalt marked, eller kanskje dere ønsker en lokal vri med kortreist mat og drikke? En signaturdrink, skreddersydd dekor eller tematiske elementer i innredningen kan være elementer som løfter helheten, og det er i grunn bare fantasien som setter grensene.

For å få dette til i praksis, bør den helhetlige tankegangen, hvor man kort fortalt både tenker på hva man vil skape, hva som trengs for å oppnå det, være på plass helt fra begynnelsen. Her kommer vi inn med vår erfaring. Vi har vært med på å skape en rekke unike arrangementer – fra stilrene og elegante samlinger med fokus på merkevarebygging, til energiske og fargerike kvelder med overraskende elementer. Vi vet hvordan detaljene bør spille sammen for å gi maksimal effekt, og vi vet å se både muligheter og potensielle problemer - og sy sammen det perfekte program ut ifra grunnlag og ønsker. 

En vellykket kick-off skal inspirere og engasjere, men også overraske – og det er ofte de små grepene som skaper de varige minnene. Kall det tryllestøv, eller det lille ekstra, eller krydderet som løfter kvelden til nye høyder. 

Ved å sette av litt tid og budsjett til det estetiske og sensoriske, sørger dere for et arrangement som ikke bare fungerer – men som virkelig setter spor og styrker fellesskapet. Det gjør at deltakerne husker kvelden, og snakker om den, lenge etterpå.

En godt planlagt kick-off kan gi et verdifullt løft for både kultur, kommunikasjon og resultater i bedriften, og blant samarbeidspartnere. Ved å være bevisst på formål, deltakerbehov og gjennomføring, legger man til rette for et engasjerende og motiverende arrangement som får effekt langt utover selve dagen.

Vi føler oss helt trygge på at dere får et vellykket arrangement ved å benytte dere av våre lokaler, ansatte og ekspertise, slik at deltakerne sitter igjen med masse positive inntrykk og ny energi. 



Etter kick-offen bør man ikke bare slippe tråden, men sørge for å utnytte momentumet man har opparbeidet seg. Oppsummer hva som ble sagt og gjort, og del eventuelle presentasjoner, bilder eller referater med deltakerne. Vurder å sende ut en kort evaluering for å få innsikt i hva som fungerte godt og hva som kan forbedres neste gang, dersom det er hensiktsmessig, eller bare send ut en hyggelig takk for laget, kanskje med noen flotte bilder fra arrangementet. 

Men, dette er altså helt opp til dere. Selvfølgelig er det dere som vet best hva som er den riktige rammen rundt deres kick-off! Men dersom dere skulle ønske råd, innspill eller tips, er vi mer enn villig til å bistå. Ta kontakt i dag, så lager vi den perfekte deres perfekte kick-off.